はじめに
皆さんは議事録と言うものを書いたことがありますか。
正直、ビジネスマンで書いたことがない人を探すのは至難の技だと思います。
特に新入社員の方は研修も終わって、部署に配属された後に高確率で議事録を書くことになっていると思います。
議事録を書くことになって以下のようなことに悩んだことはないでしょうか。
・メモをとることに必死で会議の内容が頭に入ってこない
・必死にPCでメモを取っていたら内職していると思われた
・必死に書いた議事録が全然まとまってないと言われた
これは全て私の身に起きたことです。
正直辛かったです。
議事録が満足に書けないと、ビジネスマンとして失格な気がして勝手に追い詰められていました。
そのときの経験から、この本を読んで実践した方法を紹介したいと思います。
議事録のおすすめの書き方
この本の中で紹介されている方法は、議事録を書く時に以下の構成で作成するという方法です。
① 決まったこと
② 決まらなかったこと
③ 確認が必要なこと
④ 次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
日時・場所・参加者・アジェンダ は当たり前なのでここでは書きません。
それ以外の上記４つが重要になります。
この方法で書くと一体何が良いのか私の経験も交えて解説したいと思います。
優れている点は以下の3点です。
① 会議の内容が落ちついて聞ける
② 会議自体が円滑に進むようになる
③ 議事録がスッキリとまとまった内容になる
順番に説明します。
会議の内容が聞ける
議事録をとっていて、新入社員の陥りやすい過ちは発言録を作ってしまうことだといいます。
議事録と発言録は何が違うのでしょうか。
この本の中では、以下のように説明されています。
議事録：後日の証拠になるよう決定事項を簡潔に書いたもの
発言録：人の発言を逐一記録したもの
つまり、私は人の発言全てを時系列順に逐一記載していたために、メモに追われて会議内容が頭に入っていなかったのです。
その点おすすめの方法では、会議の内容をよく聞き、それぞれ４つに構造化された各項目を埋めていくことになるので、会議の内容が頭に入るというわけです。
「発言は発言で人の意見なのだからメモしなくて良いのか」と思われる方もいるかも知れませんが、私の経験としてこれら４つの項目に当てはまらないような内容は、いくらメモしたところで、大した効力を発揮しません。
後々取り沙汰しても、そういう意味で言ったのではないとか言われて終わるか、そもそもその情報自体に出番のないことがほとんどです。
会議自体が円滑に進むようになる
これはなぜなのでしょうか。
会議では、結論に結びつかないただの会話のような発言も多くみられます。そのせいで、何も決定していないのに次の話題に進んでしまうことがあります。
その時に、この４つの項目を埋めなくてはいけないので、結論が出ていないことに気づくことができます。
そこですかさず、「〇〇ということでよろしいでしょうか」「〇〇については別途打ち合わせを行うということでよろしいでしょうか」などと投げかけることで、曖昧な部分がなくなり、会議が円滑に進むようになります。
話を遮るようで憚られる方もいるかも知れませんが、「議事録をとるために確認したいのですが・・・」と切り出して「黙れ」などと言う人は流石にいません。それに、会議では新入社員がアイデアを発言することは難しいもので、話についていくのがやっとというケースも多いです。そんな時、爪痕を残そうと思いつきのアイデアを発言されるよりも、決まり事や不明点を整理してくれる存在の方が会議では嬉しいので、積極的に投げかけるべきだと思います。
議事録がスッキリとまとまった内容になる
上の２つは会議中の話でしたが、これは会議が終わった後の議事録作成時の内容です。もうお気づきかも知れませんが、議事録は会議中にメモで４つの項目を埋めたことで90％近く終わっています。
この方法を実践する前は、会議が終了してから殴り書きしたメモをきちんとした文に直して1から書いていました。
正直メモしきれずにどういう話だったか分からなくなったものもありました。
しかし、この方法を実践すれば会議が終わった後で軽く文章を整える程度で簡潔にまとまった議事録が完成することになります。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
いつもなら嫌だった議事録が書いてみたくなってきたのではないでしょうか。
もしそうだったら嬉しいです。さっそく試してみてください。
今回紹介した書籍「コンサル一年目が学ぶこと」では、議事録以外にもビジネスマンに役立つ知識がたくさん盛り込まれています。
他の内容も、読めば明日からの仕事へ臨む気持ちが変わってくるようなものばかりでしたので是非読んでみてください。
それではまた。
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